E-posta ya da elektronik posta, kuşkusuz internet altyapısının getirdiği en büyük nimetler arasında yer alıyor. Tam 40 yılı aşan bir geçmişi bulunan bu teknoloji, çoğu kişi farkında olmasa da özellikle şirketler içerisinde büyük bir “problem” haline gelmiş durumda. Eğer yukarıda yer alan görsel sizin hayatınızın da bir parçası olduysa bilin ki acınızı paylaşıyoruz.
Günümüz modern şirketleri artık her işini e-posta üzerinden yürütüyor. Söz uçar yazı kalır mantığıyla ufak şirketler içerisinde dahi günde yüzlerce e-posta atılıyor. Peki bunun sonucunda ne oluyor? Gelen kutuları inanılmaz oranda doluyor ve ortaya içinden çıkılamaz bir yazılı içerik akışı kalıyor. Biliyorsunuz e-posta eski bir teknoloji olduğu için gönderilen içeriklerin okunup okunmadığı hakkında tam olarak geri bildirim alınamıyor. Kişilerin kendisini kurtarmak adına uyguladıkları “ben e-posta attım gerisini o düşünsün” mantığı da işleri daha kötü hale getiriyor. Sonuç olarak yüz yüze hatta sesli iletişimin yerini alan e-posta artık şirketlerde bile “spam içerik” gibi algılanmaya başlanıyor. Bu sorunların arkasında gereksiz atılan cevaplardan, yöneticiler tarafından sizi ilgilendirmeye gruplara dahil edilmeniz kadar birçok neden yer alıyor. Farkında değilseniz bir kez daha söyleyelim “kurumsal” şirketler: E-posta ölüyor!
E-posta çıkmazının en büyük sorunları arasında dediğimiz gibi toplu atılan mesajlar yer alıyor. Sizi ilginlendirmeyen konulara dahil edilmeniz dışında bir de toplu mesajlara verilen gereksiz cevaplar bulunuyor. Ortak bir bilgilendirme e-postasına cevap olarak 20 kere “tamam” mesajının gelmesi durumun ne kadar acı bir seviyede olduğunu gözler önüne seriyor. Bu durum insanları artık e-postalarına bakmama seviyesine getiriyor. Bu gereksiz kargaşa arasında birçok önemli bilgi kaçırılabiliyor. İşin kötü tarafı bu durum her zaman sizin aleyhinize oluyor.
Kişilerden “ben sana e-posta attım görseydin / okusaydın” tarzı cevaplar gelebiliyor. Yani şirketler tarafından gün içerisinde gelen yüzlerce e-postayı tek tek okumanız bekleniyor. Ancak kimse bu e-postaların neredeyse yüzde 20’sinin gereksiz olduğunu düşünmüyor. Sonuç olarak e-posta verimi artırmıyor aksine düşürüyor. Ayrıca birçok şirketin yerleşik e-posta sistemi çok yavaş çalışıyor. Ek olarak yüzbinlerce çalışan halen “herkese cevap ver” butonunu tam olarak kullanmayı bilmiyor. Bu yüzden toplu e-postalardan bir anda düşülebiliyor. Yani başında ve ortasında yer aldığınız bir konunun sonunu kaçırabiliyorsunuz.
E-posta konusunun bir de mesai saatleri konusu bulunuyor. İşverenler çalışanlarının mesai saatleri dışında ya da hafta sonu tatillerinde de e-postalarına bakmasını istiyor. Hafta içinde “çoğu gereksiz” birçok e-posta okuyan kişilerin bunu dinlenmeleri gereken saatlerde de devam ettirmesi bekleniyor. Beyaz yaka olarak geçen yani bedenen değil kafasıyla çalışan insanların mesai sonrasında “zihnini” dinlendirmesi gerekiyor. Sadece Türkiye değil tüm dünyada birçok şirkette buna izin verilmiyor. Bu kötü durum için çıkartılmış bir yasa dahi bulunuyor.
Fransa, 1 Ocak 2017’de yürürlüğe giren yeni işçi yasasıyla çalışanların hafta sonlarını gerçekten dinlenmeye ayırmasına imkan tanıyor. 50 kişiden fazla çalışanı bulunan şirketleri ilgilendiren yasa, çalışanlara izinli oldukları hafta sonlarında e-postaları önemsememe şansı veriyor. Yani hafta sonu tatilindeki bir kişi, şirketinden gelen e-postaları “önemli denmesine” rağmen okumadığı zaman resmen suçlu duruma düşmüyor. Böylelikle de kurumların çalışanlarının özel hayatını rahatsız etmesinin önüne geçilmesi hedefleniyor.
Eskimiş e-posta sistemi garip kullanımlar nedeniyle bir çöplük haline gelince onun yerini ne almaya başladı dersiniz? Facebook tarafından 1 milyar dolara satın alınan popüler anlık mesajlaşma uygulaması WhatsApp. Bunu herkesin çok yakından yaşadığına eminiz. Artık şirket çalışanları kendi aralarında ve yöneticileriyle WhatsApp üzerinden haberleşiyor. Popüler platform artık kişiselden çok kurumsal amaçlar için kullanılıyor. Birçok kurumsal şirkette çalışan insanın WhatsApp’ın hesabında departman ve konulara özel gruplar bulunuyor. Sürekli yeni gruplar açılıyor anlık paylaşımlar yapılıyor. Platform özellikle multimedya içerik paylaşma konusunda büyük imkanlar getiriyor.
WhatsApp’da e-posta’da olmadığı kadar kolay fotoğraf ile video paylaşımı yapılabiliyor. Ayrıca “okundu / okunmadı” bildirimi üzerinden de daha kesin sonuçlar alınabiliyor. Hepsine ek olarak WhatsApp iletişimi tek bir pencere üzerinde anlık olarak ilerliyor. Bu da yine süreci oldukça hızlandıran bir etken olarak karşımıza çıkıyor. WhatsApp bazı şirketlere göre bilgi güvenliği sorunu yaratıyor ancak e-posta’yı yanlış yerlere gönderme daha büyük sorunlar yaratabiliyor. Bu konuda sadece bir harfi yanlış yazmanız kariyerinizi bitirebiliyor. Bunun silikon vadisinde yer alan büyük şirketlerde dahi birçok çok büyük örneği bulunuyor.
Peki ne yapılabilir? E-posta sisteminin yerini ne alabilir?
Bunun modern birden fazla çözümü bulunuyor. Uzun süredir piyasada Slack, Azendoo ve Microsoft Teams gibi yazılımlar bulunuyor. Bu yazılımlar direkt olarak kurumsal iş yönetimini modern ve daha takip edilebilir hale getiriyor. Mobil uygulamaları da bulunan bu servisler, geniş özelleştirme seçenekleriyle büyük kolaylıklar getiriyor. WhatsApp’tan çok daha toplu bir çözüm oluşturan bu platformlar, dev şirketlere dahi uyarlanabiliyor. Yazılımlar içerisinde kişiler genel konulara katılma yanında özel mesajlaşma özelliklerini de kullanabiliyor. Ayrıca kurulan modern altyapılar doküman, video ve fotoğraf konusunda da çok daha kolay paylaşım imkanları getiriyor.
Tüm e-posta trafiğini ekstra imkanlarla bir araya getiren bu yeni dönem, iş vermini de artırıyor. Kişiler her şeye tek bir bakış ile hakim olabiliyor ve iletişim kurabiliyor. Bu saydığımız platformlar güvenli değil diye düşünebilirsiniz ancak emin olun şirketinizden daha iyi güvenlik sunuyorlar. Milyonlarca insana hizmet eden bu yazılımlar sürekli olarak güncelleniyor, yedekleniyor ve yenileniliyorlar. Sizin e-posta sisteminiz bu kadar bakımdan geçmiyor ve isteyenlerin rahatlıkla erişebileceği açıkları bünyesinde barındırıyor. 2018’de yaşıyoruz her şey hack’lenebilir ancak dünya devleri bu konuda daha iyi hizmet veriyor.
Sonuç olarak çağa ayak uydurmak için mutlaka devrimsel adımlar atmak gerekiyor. Kurumsal şirketlerin de bu adımları atmaktan korkmaması gerekiyor. Her şeyin akıllandığı günümüzde en son yapılan yeniliği “akıllı cevap” sistemi olan e-postaya takılıp kalmamak büyük önem arz ediyor. Şirket içi iletişimi ve verimi artırmak isteyen her şirketin bu bahsettiğimiz yazılımlara bir göz gezdirmesinde fayda var. İş için e-posta sarpa sarınca WhatsApp kullanmaktan daha mantıklı görünüyorlar değil mi?
